Como garantir a adesão dos colaboradores na implantação de um plano de TI

Para garantir que todos se possam  aderir ao plano de TI podemos propor um modelo que é composto por cinco fases suportadas  por um conjunto de ações que se  sucedem na medida em que as fases são desenvolvidas. As fases são suportadas pelos aspectos conceituais e processuais da comunicação organizacional, objetivam minimizar os fatores limitadores e potencializar os fatores estimuladores  da comunicação organizacional na  implantação de projetos estratégicos de TI, bem como ampliar  as potencialidades e reduzir as  fragilidades  da comunicação organizacional no  contexto do projeto. Tanto as fases como as ações  podem ser revistas a qualquer momento,  em um processo incessante e cíclico. A seguir são descritas as fases do Modelo para  Planejamento da Comunicação Organizacional na Implantação de Projetos Estratégicos  de TI e respectivas ações.

Na Fase 1 são  desenvolvidas as seguintes ações:  Análise Ambiental, Construção do Diagnóstico, Determinação dos Objetivos, Determinação das Estratégias. Na fase de contextualização deverá ser possível  aprofundar o conhecimento sobre  o contexto  de implantação do projeto estratégico  em relação à organização e ao ambiente, assim como diagnosticar, determinar  os objetivos de comunicação que  nortearão o planejamento e as estratégias. As informações obtidas nesta primeira fase constituirão  as bases de conhecimento para as  demais, e pode  ser considerada como a mais abrangente,  tanto 110 em termos  de atividades quanto em termos de  conteúdo de conhecimento acumulado  para a operacionalização do modelo  proposto. A análise  ambiental corresponde ao estudo  das forças e dos fatores ambientais, as relações entre eles e seus efeitos sobre o contexto do projeto. São baseadas em dados  e informações coletados através  de pesquisas em documentos, pesquisas de opinião, assim como percepções  dos integrantes da equipe de planejamento.  Consideram-se ainda  as oportunidades e as ameaças. Oportunidades  seriam elementos ou influencias do ambiente  que pode afetar de forma positiva  o contexto; ameaças são elementos ou influências que constituem ou venham a constituir em elementos desfavoráveis ao contexto.  Para facilitar a análise pode-se  proceder à divisão dos fatores ambientais em externos (local e global) e internos. Os elementos relativos à análise dos fatores externos  estariam relacionados a: fatores   econômicos, tecnológicos, políticos,  sociais, ecológicos, demográficos, culturais, legais, em relação a: usuários,  colaboradores, clientes, fornecedores,  concorrentes, legisladores, gestores políticos, representantes da mídia,  representantes de organizações internacionais,  etc. Em relação aos fatores internos destacamos os recursos propriamente ditos: humanos,  tecnológicos, financeiros, materiais.   Fatores externos e internos a organização  sofrem influência mutua, logo, é necessária  uma análise levando em consideração  a interligação entre todos os fatores. Construir Diagnóstico se refere a identificar os pontos fortes  – potencialidades – e os pontos fracos  - fragilidades - do sistema/estrutura de comunicação existente em relação a: usuários,  colaboradores, clientes, fornecedores,  concorrentes, comunidade, legisladores, gestores políticos, representantes da mídia,  representantes de organizações internacionais,  etc. Conforme já mencionado, a comunicação constitui  e está presente em todos os momentos  da vida da organização, portanto antes mesmo do projeto estratégico ser planejado/definido um sistema formal ou mesmo informal (“rádio peão”) de comunicação já estará atuando no contexto. Trata-se então de pesquisar para conhecer  a realidade a ser enfrentada no  decorrer do projeto,  identificando problemas, causas e  propondo alternativas para solucionar as questões observadas. Concluídas as duas primeiras atividades, utilizando-se  as informações referentes aos fatores ambientais,   que foram mapeados e analisados,  somados aos resultados do diagnóstico, podem-se  determinar os objetivos da comunicação  para a implantação do projeto estratégico. Os objetivos da comunicação para a implantação do projeto estratégico são  as diretrizes fundamentais do planejamento   de comunicação. Devem expressar a  situação ou a condição que o planejamento deve atingir no futuro, com razoável possibilidade de fazê-lo através dos meios adequados. Expressam o que será realizado/construído  no âmbito da comunicação organizacional  para implementar o projeto.  Podem ser desdobrados em geral e  específicos  de acordo com o nível de complexidade.  E estratégico, gerencial e operacional de acordo com os vínculos estruturais do contexto.Devem ter alcance  suficiente para contemplar todas   as fases de implantação do projeto,  e além da implantação, no suporte a consolidação do SI implantado. Os objetivos servem como parâmetros para medir o alcance das iniciativas,  além de proporcionar motivação e  orientação para as atividades e devem ser formulados considerando a abrangência do projeto estratégico de TI a ser implementado. A próxima tarefa é a Determinação das Estratégias. Estratégias são decisões, escolhas  que caracterizam um conjunto de  ações que viabilizaram os objetivos. A determinação das estratégias vai responder questões de como atingir os objetivos e expressam como se utilizarão os recursos.  Podem estar associadas a um ou mais  objetivos. Propõem-se ainda incluir nesta primeira etapa  as seguintes atividades de suporte:  Conhecer a missão, os valores e a definição  da visão de futuro da organização;  conhecer os stakeholders envolvidos, conhecer a integra  do planejamento de implantação do  SI; conhecer a tipologia do SI a ser implantado;  buscar informações sobre a empresa  fornecedora do SI; empresa que estará prestando consultoria na implantação  do SI; referencial de melhores práticas  de casos semelhantes; bibliografia técnica e teórica dobre casos semelhantes; conhecer/participar de sites  de discussão e comunidades de prática  sobre o SI e prospectar cenários e identificar fatores críticos de sucesso e barreiras.

Na Fase 2 são  desenvolvidas as seguintes ações:   Organização e identificação dos  canais de transmissão de sentido,  Organização e identificação dos  espaços sociais de construção de sentido. As tarefas propostas nesta Fase estão voltadas às atividades envolvidas em estabelecer um ambiente adequado a compreensão,  construção e transmissão de sentidos,  - comunicação organizacional  - na operacionalização dos objetivos  e das estratégias a partir das conversações,  identificadas como a principal forma  de comunicação entre agentes e objetos (modelo de co-orientação).  Conforme descrito no modelo conceitual,   a comunicação organizacional se  origina a partir da interação entre dois agentes (A e B) em relação a um objeto (X), conceituada como unidade mínima de comunicação e organização que considera tanto o ambiente de linguagem – funcional – como o ambiente social – constitutivo. Esta compreensão busca superar o modelo matemático de comunicação, identificado na análise do planejamento do projeto WIS como um fator limitador  da comunicação organizacional na  implantação do projeto estratégico. As tarefas relativas à fase de Organização estão diretamente ligadas ao objetivo fundamental da comunicação na implantação do projeto, que é a proposição dos objetos comuns de comunicação. Referem-se a identificar as bases de informações, suportadas pela linguagem, que serão comunicadas aos demais interessados em cada fase  de implantação do projeto estratégico , e a além delas. Ao se estabelecer este base, objetiva-se também convergir para objetos comuns, - material ou social - entendendo, no entanto, que o universo conceitual individual atuará na compreensão do objeto. Ao se definirem estes objetos, possibilita-se  aos agentes envolvidos no processo,  uma compreensão do que se está propondo, dos significados que implicam esta proposição e um compartilhamento do que  se quer comunicar para todos os  envolvidos em todos os níveis. Um objeto relativo  a Fase de Planejamento, por exemplo,  pode ser: “O SI a ser implantado será um ERP”. Trata-se então de identificar e organizar os canais de transmissão de sentido – comunicação funcional -, e identificar e organizar os espaços sociais de construção de sentido – comunicação constitutiva -. Canais de transmissão de sentido são todos aqueles em que ocorre a comunicação mediada por símbolos como, por exemplo: documentos, memorandos, cartas, comunicados, apresentações, cartazes, folders, banners, out-doors, vídeos, sites, intranets, jornais, revistas, murais, etc. Espaços sociais de construção de sentido seriam espaços presenciais e não presenciais para possibilitar  e, principalmente, potencializar, a  comunicação interpessoal como, por exemplo: salas de bate papo (chats), comunidades de prática, eventos (workshops, fóruns, seminários, painéis, conferências etc.), espaços de convivência não formais (cafés da manhã, sala do cafezinho,  espaço para atividades esportivas  dentro da empresa, etc.). Devido a diversidade de mediações - incluindo os espaços – que viabilizam  a comunicação organizacional, as  organizações  tendem a dar mais importância aos  instrumentos e canais, em detrimento do conteúdo das mensagens – objetos de interação - portanto a Fase Organizar se destina a preparar o terreno fértil, onde a comunicação organizacional poderá se realizar a partir da construção dos objetos comuns. A eficácia da comunicação organizacional dependerá desta forma,  da organização do processo de construção  e transmissão de sentidos mais do que dos instrumentos – e canais – utilizados. Alem destas atividades sugere-se ainda para esta fase as seguintes ações: Pesquisa de opinião para identificar espaços e canais – atividades presenciais e não presenciais/veículos internos/externos – com maior aceitação/penetração entre os stakeholders; pesquisas de feedback freqüentes,  campanhas motivacionais para estimular  a “resposta” e participação nas ações de comunicação, dinâmicas alternativas (teatro, saraus literários, concertos, mostras de talentos, eventos esportivos, concursos).

Na Fase 3 são  desenvolvidas as seguintes ações:  Proposição das metas e indicadores; Elaborar, relacionar os projetos e programas; Propor Orçamento. A próxima fase do modelo está voltada ao encadeamento das ações das fases anteriores a partir da proposição das metas e indicadores, projetos e programas e a proposição do orçamento, que é o documento norteador  dos investimentos a serem feitos  na comunicação  organizacional na implantação do  projeto estratégico de TI. As metas são os alvos quantificados a serem alcançados no futuro ou em  determinado espaço de tempo que  por sua vez, são derivados  dos objetivos propostos na primeira  fase do modelo. A proposição de metas leva as pessoas a se organizarem no tempo  para a execução das suas atividades.  Portanto se caracterizam por impulsionar a gestão e a orientar as ações  destinadas ao cumprimento dos objetivos  e estratégias em função de um prazo determinado, uma quantificação e de um indicador  de desempenho. Os indicadores são  por princípio, qualquer medida ou operação identificada ou utilizada  para avaliar e melhorar o desempenho  e acompanhar o progresso  de um processo, serviço ou produto.   Devem ser definidos em função de  um “padrão ideal” a ser alcançado e definidos de forma a descrever como é o relacionamento com os objetivos da comunicação, além das estratégias e as metas. Destinam-se ainda a servir de apoio para a detecção das causas e dos efeitos de uma ação e não somente a seus resultados. Devem ser compreensíveis, interpretáveis, compatíveis – objetos comuns -, ser economicamente viáveis, e oferecer  subsídios para contribuir com o  processo decisório. Elaborar, relacionar os projetos e programas é a próxima grande atividade desta fase.Projetos e programas, além do plano, são documentos que são imprescindíveis e relacionados a obtenção de uma  comunicação organizacional eficaz,  eficiente e efetiva, no 116 contexto  da implantação de projetos estratégicos  de TI. São relativos  ao conjunto de atividades da mesma  forma planejadas e documentadas, cuja finalidade é indicar  claramente o que deve ser feito,  quando deve ser feito e quem é o responsável por fazer. Além de explicitar como e porquê fazê-lo. Entende-se por projeto uma ação com início meio e fim, ou ainda uma sucessão de ações encadeadas e ordenadas que dê forma às proposições necessárias a modificação de uma situação.  Projetos devem passar por um processo  de avaliação de viabilidade, pesquisas, adequação, negociação e ajustes. Programas  estão geralmente relacionados à  logística de implantação das ações e/ou atividades planejadas, expressa muito mais do que um cronograma. Em virtude da sua abrangência, ao elaborarmos um programa,  devemos ainda nos preocupar com  a descrição  de todas as atividades programadas  bem como todas as providências para a execução. É na proposição do Orçamento que será explicitado o investimento necessário  a execução do que foi planejado.  Deve ser expresso detalhadamente e com todos os valores envolvidos direta e indiretamente para a o período  de implantação do projeto, bem como  prever os investimentos para a manutenção de estruturas mínimas para a consolidação do processo  de implantação do projeto estratégico .

Na Fase 4 são  desenvolvidas as seguintes ações:  Preparar a Apresentação/Lançamento do Plano; Identificar e capacitar os Agentes de Construção da Comunicação, Implementar o plano. Nesta fase, inicia-se propriamente dita a implantação do que foi planejado. A principal tarefa é a apresentação ou lançamento do plano, com detalhamento das fases anteriores, a apresentação dos projetos e programas e a “publicação” das metas, dos indicadores e o  detalhamento dos investimentos a  serem disponibilizados para a execução do plano na implantação do projeto estratégico e além dele. Absolutamente  todos os detalhes devem ser apresentados  tendo em vista, sobretudo a construção dos objetos comuns. O lançamento pode ser um momento muito diverso, mas deve ter característica  de um acontecimento importante para  a organização.  As pessoas envolvidas devem estar  certas da importância dada ao processo  de comunicação, principalmente da  vontade da equipe em proporcionar espaços dialógicos, para ouvir e organizar as ações estratégicas que envolverão a todos no processo. Não menos importante é a identificação e capacitação dos agentes da comunicação. Os agentes da comunicação são pessoas envolvidas em ampliar o alcance da equipe de planejamento e execução da comunicação. Pessoas da organização, de diversas áreas, que devem ser motivadas a participar do processo de forma voluntária e que tenham habilidade principalmente para ouvir, responder e inferir  indicadores que possam ser utilizados  para melhorar o processo. A capacitação dos agentes da comunicação terá como foco a ampliação destas habilidades, os referenciais teóricos  relativos aos aspectos conceituais  e processuais,  bem como a base de conhecimento   construída ao longo do processo  de planejamento, também deverá ser socializada com estes colaboradores.  A implementação do planejamento  é a conversão do que está no papel para a “vida real”. A realização do que foi proposto no nível das idéias.

Na Fase 5 são  desenvolvidas as seguintes ações:  Construir um sistema de avaliação das ações/processos de comunicação;  Documentar as melhores práticas  identificadas. Mensurar os resultados envolve em primeira instancia definir os parâmetros  a partir de uma visão crítica do  que se propôs e do que está sendo realizado, tanto no nível das idéias quanto no nível da execução propriamente dita. Não se trata de focar apenas nos documentos, mas principalmente nas ações e respostas obtidas ao longo de todo o processo e além dele.  Pode-se estabelecer a partir de  diversas técnicas; pontos positivos e negativos, análise swot, potencialidades e fragilidades, auditorias etc.  Documentar as melhores práticas  significa preparar um repositório do que “deu certo”  no desenvolvimento e aplicação do  plano. Melhores práticas são aquelas que, reconhecidamente foram eficazes, eficientes e efetivas durante um período ou todo o período em que foi desenvolvida a proposição planejada. Este documento destina-se a suportar outras iniciativas comuns, servindo de um repositório  para a organização, no entendimento  inclusive do que é preconizado pela Gestão do Conhecimento. Portanto, pode ser constituído de documentos diversos, como fotos, vídeos, apresentações, relatos, relatórios, memorandos, planos, entrevistas etc. Conforme identificado,  o planejamento da comunicação organizacional  é uma atividade voltada ao estabelecimento de condições favoráveis e a consecução dos objetivos propostos na implantação de projetos, onde se estará direcionando as ações e as atividades de comunicação  com vistas à obtenção de resultados  eficazes correspondentes  às demandas e as necessidades de  comunicação tendo em vista o contexto e o ambiente. Deve ser elaborado de preferência,  na fase de planejamento do projeto  estratégico e estar orientado para a agregação de valor além do estabelecimento  das estratégias da comunicação para  a implantação do projeto - comunicação instrumental - e a compreensão  da comunicação como um processo  “organizante” - comunicação simbólica -, ou ainda, conforme o preconizado no modelo conceitual adotado na pesquisa,  para a compreensão da comunicação  organizacional.